#13: Online kantoortoepassingen en andere tools

Steeds meer wordt cloud computering populairder op de werkvloer, stuurde vroeger iedereen elk document via email met bijlage, tegenwoordig gaat dit via cloud computering. De verschillende documenten worden in de zogenoemde ‘cloud’ (wolk) geplaatst. Dat wil zeggen een aparte datacenter met opslagcapaciteit, waar andere gebruikers ook bij kunnen als zij daar toestemming voor hebben gekregen.

In deze omgeving kan de gebruiker documenten plaatsen, die vervolgens later op een andere pc kunnen worden opgevraagd. Bij cloud computering is het wel belang dat er beschikking is over een internetverbinding, anders werkt deze kantoortoepassingen niet.

Google Documenten

Google Documenten is een tool waarmee gebruikers documenten/bestanden kunnen maken, opslaan en delen in de Cloud. De gebruiker heeft hiervoor wel een Google account nodig om hier mee te kunnen werken. De uploader van een document kan andere gebruikers uitnodigingen om hieraan mee te werken of de documenten in te zien, wel is het verreist dat ook deze gebruikers een beschikking hebben over een Google account. Wanneer een bestand gedeeld is, en meerdere mensen werken hieraan, wordt er melding gegeven zodra iemand een wijziging heeft aangebracht. Ook is in het document te zien wat er is aangepast.

Google Documenten maakt gebruik van de internetbrowser om te bewerken, hiervoor is er dus geen beschikking nodig over bijvoorbeeld een Microsoft Office pakket. Wel kunnen bestanden worden geüpload vanuit de Microsoft Office formaten, maar hiervoor moeten bestanden eerst worden geconverteerd naar de Google Documenten indeling om deze te kunnen bewerken.

De toepassing beschikt over een opslagcapaciteit van één gigabyte, wat voldoende is voor normale formaten van spreadsheet, presentatie en tekstdocumenten. Tegen betaling van verschillende tarieven is mogelijk om de opslag uit te breiden.

 
Opvolging Google Drive
Sinds 24 april 2012 bestaat Google Drive dit is de opvolger van Google Documenten, de functies zijn grotendeels hetzelfde gebleven alleen is nu ook de mogelijk om eerder aangemaakte Word, Excel, PowerPoint en PDF Bestanden te bewerken met de Microsoft Office pakketten. Bovendien is de opslagcapaciteit vergroot tot 5 GB (gratis). En is het mogelijk om gebruik te maken van extra opslagruimte, hiervoor moet een maandelijks abonnement voor worden aangekocht.

Dropbox

Net als bij Google Documenten sla je documenten of bestanden op in de Cloud. Dropbox heeft hiermee dezelfde functies als Google Documenten en Google Drive, alleen is niet mogelijk om bestanden online te bewerken in de webbrowser. Ook het openen van verschillende bestanden in de browser heeft Dropbox een minpunt, bestanden van Adobe Photoshop en Adobe Illustrator kunnen wel in de Cloud worden opgeslagen, maar om deze bestanden te kunnen bekijken zullen deze moeten worden gedownload. Een goede eigenschap van Dropbox is het ondersteunen van meerdere mobiele apparaten in vergelijking met Google Drive, zij ondersteunen Linux en Blackberry dit wordt niet ondersteund door Google Drive.

Dropbox heeft een opslagruimte van 2GB en kan net als bij Google Drive en voorheen Google Documenten worden uitgebreid tegen betaling.

Mijn voorkeur gaat uit naar Google Drive, omdat het makkelijkst is in gebruik op het gebied van delen met andere mensen. En omdat dit gekoppeld is aan het Google account, waar de meeste mensen ook al de beschikking over hebben. Daarnaast is de opslagcapaciteit van een gratis Google Drive account groter dan van een Dropbox account en kan hiermee meerdere verschillende soorten formaten bestanden online worden bekeken. Google Drive blijf ik dus ook zeker gebruiken tijdens mijn studie.

 

Jessica Koerts